mailingopinie

Mailing, Email, Newsletter – Wszystko, co powinieneś wiedzieć (opinie).

Kategoria: Uncategorized

Jak przetestować serwer mailowy (SPAM)?

Nie ma sensy wysyłać maili jeśli mają trafić do SPAMu.

Jeśli przygotowałeś własny serwer mailowy, to warto sprawdzić kilka rzeczy:
rekordy SPF, DKIM, czarne listy, itd.

Na szczęście, dzięki http://www.mail-tester.com, możesz za darmo sprawdzić, co możesz jeszcze poprawić, by twoje maile rzadziej trafiały do SPAMu.

Wystarczy wejść na stronę www.mail-tester.com,

Wysłać maila (z serwera który chcesz przetestować) na adres podany na stronie.

Klikasz „Then check your score” i zobaczysz raport.

email-test

email5

email7

email-details

email-10

Być może warto pomyśleć o outsourcingu serwera pocztowego.
Zobacz: Jak masowo wysyłać maile?

Korzystasz z google apps (gmail w twojej domenie), a twoje maile nie dochodzą?

Gdy korzystasz z gmaila w swojej domenie w ramach google apps.
Może się zdarzyć, że twoje maile trafiają do SPAMu.

Dlaczego?
Przyczyn może być wiele, ale część z nich możesz łatwo sprawdzić

Wejdz nahttp://mxtoolbox.com/domain/
wpisz nazwę swojej domeny (to co występuje po znaku @ w twoim adresie email) i przeskanuj.

Być może zobaczyć coś takiego:

diagnoza serwera email

skaner poinformował nas, że mamy nie ustawione SPF i brakuje certyfikatu.

Jak wygląda konfiguracja emaila z perspektywy domeny?

DNS Brak SPF DKIM

Ewidentnie brakuje, SPF i DKIM.

Co to znaczy?

SPF – to rekord, który uniemożliwia spamerom wysyłanie emaili z innego serwera, ale w taki sposób, że wygląda jakby był wysłany z twojej domeny.
Dzięki rekordowi SPF (który ustawia się w opcjach twojej domeny), adresaci, po otrzymaniu maila z twojej domeny mogą sprawdzić czy wiadomość wysłał uprawniony serwer pocztowy (a nie jakiś inny – spamera)

Jak to zrobić?
Dowiesz się tutaj:
https://support.google.com/a/answer/33786?hl=pl (polska wersja)
https://support.google.com/a/answer/33786?hl=en (angielska wersja)

DKIM

Kolejny problem to brakujący certyfikat.
Spamerzy mogą sfałrzować tak wiadomość, że wygląda jakby wysłał ją jeden z użytkowników twojego serwera.
np. bok@twoja-firma.pl. By uniknąć takich sytuacji, które wpływają na twoją wiarygodność,
należy dodać certyfikat w standardzie DKIM (DomainKeys Identified Mail).
Dzięki czemu każdy twój email będzie podpisany, że bedzie można sprawdzić, czy otrzymany email naprawdę należy do ciebie i czy w miedzy czasie ktoś czegoś w nim nie zmienił. A to wpływa na twoją wiarygodność!

Jak to zrobić?
Dowiesz się tutaj:

https://support.google.com/a/answer/174124?hl=pl (polska wersja)
https://support.google.com/a/answer/174124?hl=en (angielska wersja)

 

Na koniec sprawdź poprawność konfiguracji.
Wyślij maila na:

check-auth@verifier.port25.com

po chwili dostaniesz długiego maila z powrotem.

email test

 

Pamiętaj, że:

Do ustawienia SPF, DKIM, zmieniasz rekordy DNS.
Jak w każdym przypadku zmiany dowolnego rekordu zmiana może potrwać kilka godzin, a nawet 48h zanim wszystkie komputery w sieci będą widziały zmianę.
Zatem może okazać, się, że test przejdziesz dopiero kolejnego dnia!

 

 

Jak usunąć zduplikowane adresy maile?

Usuwanie powtórzonych adresów email (skrypt)

Instrukcja jak usunąć duplikaty przy pomocy własnego skryptu (programowanie)
https://developers.google.com/apps-script/articles/removing_duplicates

Zalety:
– nikt poza tobą i google nie ma dostępu do twoich danych.
Wady:
– skomplikowanie

Usuwanie powtórzonych adresów email (dodatek)

Wersja prostsza

Zainstaluj dodatek do usuwania duplikatów.
W tym celu wybierz menu addons:

zainstaluj Remove Duplicates (from http://www.ablebits.com)

Aplikacja wymaga pewnych uprawnień (musisz się na nie zgodzić, by zainstalować aplikację).

Zainstalowałeś dodatek, możesz już z niego korzystać, w tym celu wybierz:
menu Add-ons > Remove Duplicates -> Find duplicates or uniques

Osobiście zaznaczyłem ‚Duplicates’.

Wybierz kolumnę w której znajdują się adres email.

Można usunąć duplikaty z automatu, albo ‚pokolorować’ dzięki czemu będą bardziej widoczne.

Okazało się, że adres:

mail_duplicated@starthere.pl jest powtórzony!
Za pierwszym razem adres jest opisany jako „Ania”, a za drugim razem jako „Ania K”

By ułatwić porównanie pozostałych kolumn, warto posortować wpisy

W tym celu staw się w drugiej kolumnie, tam gdzie masz adresy email (Wbrew temu co widać na obrazku)

Dzięki temu, łatwiej będzie Ci porównać dodatkowe pola.

I być może znaleźć kolejne duplikaty choć adres email jest inny (zobacz GMAIL – ciekawostki)

 

Walidacja

Możesz chcesz sprawdzić czy adresy email są prawidłowe (Walidacja)?

adres mail wygląda tak:
nazwa-użytkownika@adres-serwera

Walidację, można ograniczyć tylko do
sprawdzenia czy jest tylko jeden znak @, czy nie ma dwóch kropek pod rząd w adresie serwera.
Niewiele można sprawdzić bez komunikacji z serwerami pocztowymi klienta.
Nawet sprawdzenie poprawności domeny najwyższego poziomu (np .pl .com.pl .waw.pl .com) może być kłopotliwe – sama lista dozwolonych gTLDs: https://publicsuffix.org/list/effective_tld_names.dat ma prawie 9 tysięcy linii i ciągle rośnie – new gTLDs. Adres serwera może zawierać niemal wszystkie znaki (domeny IDN – międzynarodowe).

Jeśli chcesz sprawdzić czy wszystkie maile zawierają znak ‚@’, to zrób tak:

Wpisz maile

Zaznacz pola z adresem email

albo całą kolumnę (kliknij na nazwę kolumny – w tym przypadku na „B”)

Wybierz: menu Data -> Validation

Wybierz walidację tekstu, i zaznacz wymaganie znaku @

Adresy mail bez znaku ‚@’ są bardziej widoczne.

Mail delivery failed – co to znaczy?

Gdy wysyłasz maile.. czasem po chwili, czasem nawet po kilku godzinach, dniach dostajesz dziwną wiadomość

Mail Delivery Subsystem <mailer-daemon@googlemail.com>

popularne nazwy mailer, deamon, noreply i rożne kombinacje

„””

This message was created automatically by mail delivery software.

A message that you sent could not be delivered to one or more of its
recipients. This is a permanent error. The following address(es) failed:

„””

Czyli po prostu wiadomości które wysłałeś nie mogły być dostarczone!

Wysłanie to nie to samo co dostarczenie..

Tutaj jest podobnie jak z listonoszem..

Domena:

Wrzucasz list do skrzynki.. a listonosz wyjmuje.. i zajmuje się doręczeniem..

Jeśli adres jest nieprawidłowy.. np. Nie ma takiej miejscowości/ulicy można dość szybko to zweryfikować.

Adresem jest tutaj wszystko to co znajduje się po znaku @domena.pl

jeśli zrobiłeś literówkę w tej części to można zrobić podobnie jak listonosz.. zobaczyć czy nie ma podobnej miejscowości

Warsawa -> Warszawa (brakuje ‚z’)

Możesz w przeglądarce internetowej wpisać nazwę która występuje po prawej stronie od znaku @ (wielkość liter w tej części nie ma znaczenia)

czyli jeśli masz adres ja@gmail.com to wpisz gmail.com i zobacz czy coś się otworzy..

jeśli nie.. to zastanów się gdzie jest literówka..

Jest to sposób który działa w większości sytuacji (ale najmniej techniczny, niż sprawdzanie danych DNS, badanie serwera..)

Czasem taki mail podpowiada, że problem jest w nazwie domeny (czyli tej nazwie po prawej od @)

Delivery to the following recipient failed permanently:

jan@kowalski.pl

Technical details of permanent failure:
DNS Error: Domain name not found

 

Jeśli masz komunikat

Technical details of permanent failure:
Google tried to deliver your message, but it was rejected by the recipient domain. We recommend contacting the other email provider for further information about the cause of this error. The error that the other server returned was: 555 555 syntax error (#5.5.4) (state 14).

To znaczy, że email jest nieprawidłowy np. za dużo kropek, więcej niż jeden lub brak znaku @,  niedozwolonych znaków np. %.

Uważaj przy poprawianiu adresów.

Przykładowo jan@wp.pl to inny adres niż jan@vp.pl (domena wp jaki i vp istnieją i znajdują się tam serwery pocztowe!)

 

Użytkownik:

Może to być literówka w nazwie użytkownika (tutaj wielkość liter może mieć znaczenie, choć w 90% nie ma)

 

Komunikaty:

Jeśli nadal nie wiesz jaki to powinien być adres i dostajesz komunikat:

  • SMTP error from remote mail server after RCPT TO:***:
    host mx1.main-hosting.com [31.170.163.242]: 550 5.1.1
  • Recipient address rejected: User unknown in virtual mailbox table ***
  • Recipient address rejected: User unknown ***
  • PERM_FAILURE: Google tried to deliver your message, but it was rejected by the recipient domain. We recommend contacting the other email provider for further information about the cause of this error. The error that the other server returned was: 550 550 5.1.1 unknown or illegal alias: jan@kowalski.pl (state 14).
  • The email account that you tried to reach does not exist. Please try double-checking the recipient’s email address for typos or unnecessary spaces. Learn more at http://support.google.com/mail/bin/answer.py?answer=6596
  • host ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM [74.125.25.27]: 550-5.1.1 The email account
    that you tried to reach does not exist. Please try
    550-5.1.1 double-checking the recipient’s email address for typos or
    550-5.1.1 unnecessary spaces. Learn more at
    550 5.1.1 http://support.google.com/mail/bin/answer.py?answer=6596
  • host mx5.o2.pl [193.17.41.45]: 500 No such user
  • Google tried to deliver your message, but it was rejected by the recipient domain. We recommend contacting the other email provider for further information about the cause of this error. The error that the other server returned was: 500 500 No such user (state 14)
  • The error that the other server returned was: 504 504 Mailbox is disabled (state 13).
  • The error that the other server returned was: 550 550 <jan@kowalski.pl>: invalid address (state 14).
  •  The error that the other server returned was: 550 550 No Such User Here (state 14).
  • host mx.interia.pl [217.74.65.64]: 550 5.2.1 Mailbox not available / Konto niedostepne
  • SMTP error from remote mail server after RCPT TO:****
    host mx.interia.pl [217.74.65.64]: 550 5.1.1 Account not found / Nie ma takiego konta
  • 511 sorry, no mailbox here by that name / skrzynka pocztowa odbiorcy nie istnieje (#5.1.1 – vuser)
  • Podane konto jest zablokowane administracyjnie lub nieaktywne / This account is disabled or not yet active (#5.1.1)
  • Podane konto nie istnieje / No mailbox here by that name (#5.1.1)
  • The error that the other server returned was: 550 550 „jan@kowalski.pl”: Podane konto nie istnieje / No mailbox here by that name (#5.1.1) (state 14).
  • DNS Error: Domain name not found
  • DNS Error: DNS server returned answer with no data
    Chwilowy błąd?

 

Najlepiej usuń te adresy..

ponieważ wysyłając dużą ilość maili, do nie istniejących odbiorców.. możesz być uznany za SPAMera.. który wysyła maile do ludzi których nie zna.. bo np pozyskał adresy email z różnych stron internetowych (crawling), lub je wymyśla – w sposób automatyczny(brute-force, słownikowo)..

A wtedy rośnie prawdopodobieństwo, że twoje pozostałe maile (do znanych Ci osób) trafią do SPAMu

W przypadku:

  • DNS Error: Domain name not found
  • DNS Error: DNS server returned answer with no data

Jeśli nie jest to literówka, to być może domena nie została opłacona, zatem nie może się pod tym adresem znajdować serwer pocztowy.. bo nie ma prawa do nazwy. Sytuacja może być czasowa.. ale pernamentna.

 

UWAGA nie wszystkie informacje demona pocztowego oznaczają że adres email jest nie prawidłowy!!!

przykładowo:


 

Skrzynka pełna

  1. PERM_FAILURE: Google tried to deliver your message, but it was rejected by the recipient domain. We recommend contacting the other email provider for further information about the cause of this error. The error that the other server returned was: 552 552 5.2.2 <jan@kowalski.plMailbox has exceeded the limit (state 14).

oznacza, że skrzynka jest pełna..

i dopóki właściciel nie zwolni trochę miejsca.. to nie będzie maila na naszego maila..

jeśli możesz skontaktuj się z osobą do której wysyłałeś maila, albo odczekaj dzień lub więcej.. i spróbuj ponownie


 

Za duża wiadomość

Technical details of permanent failure:
Google tried to deliver your message, but it was rejected by the recipient domain. We recommend contacting the other email provider for further information about the cause of this error. The error that the other server returned was: 552 552 5.3.4 Error: message file too big (state 17).

 

Wiadomość jest zbyt duża – spakuj załączniki,.. albo wgraj je na jakiś serwis np. wetransfer.com i prześlij tylko linka

PS: czasem może ci się wydawać, że wiadomość jest odpowiednich rozmiarów.. zgodnych z limitami.

TYLKO, że.. poczta elektroniczna – email w czasie gdy była projektowana nie przewidywała wysyłania niczego innego niż tekst

a dokładniej niczego innego niż tylko znaki amerykańskie czyli również bez naszych polskich znaków ą, ę, ś, ć..

Ale jak pewnie zauważyłeś.. do maila możesz dołączyć np. zdjęcie.

Żeby było ciekawiej w takiej sytuacji bez wchodzenia w szczegóły.. te zdjęcie jest zamieniane na tekst! który składa się z 64 możliwych znaków. Takie kodowanie nazywa się base64 http://pl.wikipedia.org/wiki/Base64

W wyniku takiej zamiany.. rośnie wielkość pliku.. a można policzyć to tak:

ceil(n / 3) * 4

ceil – to zaokrąglenie w górę, n wielkość w bajtach

Czyli 10 MB zajmuje tak naprawdę 13.33 MB !!!


 

Cały czas próbuję

This is an automatically generated Delivery Status Notification

THIS IS A WARNING MESSAGE ONLY.

YOU DO NOT NEED TO RESEND YOUR MESSAGE.

Delivery to the following recipient has been delayed:

jan@kowalski.pl

Message will be retried for 2 more day(s)

Technical details of temporary failure:
The recipient server did not accept our requests to connect. Learn more at http://support.google.com/mail/bin/answer.py?answer=7720
[(10) kowalski.pl. [77.55.225.59]:25: Connection timed out]

 

Wiadomość to tylko ostrzeżenie – informacja.

Że listonosz cały czas próbuje dostarczyć wiadomość.. tylko mu się nie udaje – bo np. chwilowo nie ma właściciela (problem techniczny)


 

Próbowałem, ale się nie udało

 

Delivery to the following recipient failed permanently:

jan@kowalski.pl

Technical details of permanent failure:

The recipient server did not accept our requests to connect. Learn more at http://support.google.com/mail/bin/answer.py?answer=7720
[(10) damianpekowski.pl. [77.55.225.59]:25: Connection timed out]

 

W tym przypadku również występują problemy z połączeniem – problemy techniczne.

Nie usuwaj maila! – adres email prawdopodobnie jest dobry.. tylko, że są jakieś problemy komunikacyjne..

Tak jak czasem z kimś się umówisz, że będziesz na 15.00 ale był wypadek.. wszystko stanęło.. i nie byłeś na czas..

W pewnym momencie ekipa techniczna zajmie się sprawą i droga będzie przejezdna.

 

GMAIL – ciekawostki?

Wygodne filtrowanie i identyfikacja maili

Znak ‚+’
Czy wisz, że jeśli masz konto:

  • kowalski@gmail.com

to maile wysłane na:

  • kowalski+reklama@gmail.com
  • kowalski+firma@gmail.com
  • kowalski+prywatne@gmail.com

Również trafią na twoje konto:

  • kowalski@gmail.com

Oczywiście wspomniany ‚trick’ dotyczy kont @GMAIL.COM.

Gmail przy doręczaniu maili ignoruje wszystko co jest po znaku plus
(maile dochodzą na twoje konto), jednak maile będą miały podane
np. ‚kowalski+prywatne@gmail.com’ w polu ‚DO’.

Co dzięki temu mogę zyskać?
Dzięki temu możesz filtrować wiadomości.
Jeśli dla określonej grupy nadawców (np. zapisując się na newslettery)
podasz unikalny adres email np.
kowalski+reklama@gmail.com

to np. z łatwością możesz ‚schować’ takie maile.
Możesz poprosić, że jeśli ktoś wysyła naprawdę pilną wiadomośc by wysłał ją na
kowalski+pilne@gmail.com
I jeśli utworzyż odpowiedni filtr (https://support.google.com/mail/answer/6579), to takie wiadomości mogą być oznaczane gwiazdką, dodatkową etykietą i nigdy nie trafią do SPAMu.

źródło: https://support.google.com/mail/answer/12096?hl=en

Czasem niektóre mailingi są wysyłane z różnych maili.. w takiej sytuacji możesz podać po prostu adres kowalski+mailing@gmail.com, dzięki czemu wszystkie maile możesz ‚odfltrować’ w miarę potrzeb.

Znak ‚.’
Warto zwrócić uwagę, że niektóre systemy
nie pozwalają na wpisanie adresu które zawierają znkiem ‚+’ (bo taka ‚strona’ myśli po prostu, że podany adres jest nie prawidłowy).
Wtedy musisz podać po prostu normalny adres kowalski@gmail.com
ALE możesz również dodać znak ‚.’  w dowolnym miejscu twojej nazwy, a google i tak doręczy maila do twojej skrzynki.

Google podaje przykład:
    homerjsimpson@gmail.com = hom.er.j.sim.ps.on@gmail.com
    homerjsimpson@gmail.com = HOMERJSIMPSON@gmail.com
    homerjsimpson@gmail.com = Homer.J.Simpson@gmail.com

źródło: https://support.google.com/mail/answer/10313?hl=en&ctx=mail

czyli możesz zrobić tak, że maile wysłane na:

  • kowalsk.i@gmail.com

to maile reklamowe.. które możesz chcieć kiedyś przeczytać, ale nie konieczie od razu jak przychodzą.

Tymczasowy email
Jeśli chcesz się zarejestrować, a nie chcesz podawać swojego maila.
Możesz skorzystać z tymczasowego maila.. który istnieje przez np. 10 minut (oczywiście możesz przedłużać jego ważnaość, w miarę potrzeb)..

Cześć serwisów pozwala na podanie właśnej nazwy, a część generuje losową nazwę.

Podanie właśnej nazwy może, może być lepszym rozwiązaniem,.. jeśli rejestrujesz się w jakimś serwisie.. i zapomnisz hasła..

wtedy możesz jeszcze raz założyć danego maila ‚na 10 minut’ i przywrócić sobie hasło.

Tego typu usług jest wiele..

znajdziesz je tutaj: https://www.google.com/search?client=ubuntu&channel=fs&q=10+minute+mail&ie=utf-8&oe=utf-8

Jak masowo wysyłać maile?

Ostatnio wiele razy miałem doczenienia z serwerami pocztowymi, gdzie prawie wszystkie maile lądowały w SPAMie.
Albo konto mailowe było blokowane ze względu na zbyt dużą ilość wysyłanych wiadomości (podejżenie o SPAM).
Zarówno przy mailingach do 120 osób, 400, 2300 jaki i bazie 53000 odbiorców!
W związku z licznymi pytaniami, opisałem możliwe rozwiązania jak i zwiazane z tym problemy aktualne na 2014 rok!


UWAGA: Artykuł przeniosłem na:
starthere.pl/jak-masowo-wysylac-maile/ (tam znajduje się aktualna wersja)


 

Wybór usługi/sposobu zależy głównie od tego jak dużo maili i jak często chcesz wysyłać.
Jeśli chodzi o rozwiązania profesjonalne to dla większości osób nie będą niemal identyczne pod względem możliwości.

Czytaj resztę wpisu »